COMMENT SE DEROULE UNE CLOTURE DES COMPTES

La clôture des comptes se déroulent en 6 étapes:

Etape n° 1: obtenir une balance avant inventaire

C’est quoi une balance avant inventaire?

En cours d’année, le comptable ou les services comptables enregistrent au fur et à mesure les événements survenus depuis le début de l’exercice (les ventes, les achats, les règlements, les emprunts et leurs remboursement, la paie des salariés, …). Une fois que ces opérations sont enregistrées, on est capable à une date donnée d’éditer une balance. Cette balance est appelé balance avant inventaire parce qu’elle est incomplète. Elle comporte encore beaucoup d’insuffisances.

Par exemple, les biens que l’entreprise utilise perdent de la valeur avec le temps, on peut penser aux bâtiments, aux machines qui se dégradent au fil des années, à certaines marchandises qui ont du mal à se vendre et de ce fait perdent de la valeur, …
Toutes les charges et produits ne figurent pas sur cette première balance et certaines doivent être modifiées. Par exemple, même si les stocks ont été inventoriés, la variation de ces stocks entre le début de l’année et la date d’inventaire n’a pas encore été comptabilisée. On peut également penser au loyer qui est payé pour plusieurs années. Le bon sens voudrait que cette charge soit modifiée pour impacter sur l’année uniquement la partie correspondant à l’exercice.
Des risques nouveaux sont peut-être apparus: un litige avec un client, ou un salarié qui a porté plainte contre la société. Il serait sans doute avisé de constituer une provision pour faire face à ce risque.

On voit clairement qu’une balance avant inventaire comporte des lacunes et qu’il faudrait faire une évaluation de chaque élément du patrimoine de l’entreprise afin de faire comptabiliser les écarts que nous allons identifier entre la valeur actuelle de l’actif ou du passif avec sa valeur comptable figurant sur la balance avant inventaire.

Pour le faire, nous avons besoin de passer à l’étape n°2.

Etape n°2: L’inventaire extra-comptable

Cette étape est l’inventaire extra-comptable.

C’est quoi l’inventaire extra-comptable?

Pour l’expliquer, nous allons nous référer à ce que dit l’article 42 de l’acte uniforme relatif au droit comptable et à l’information financière, “A la clôture de chaque exercice, l’entité doit procéder au recensement et à l’évaluation de ses biens, créances et dettes à leur valeur effective du moment, dite valeur actuelle.”

L’inventaire extra-comptable comprend donc deux phases: une phase dite de recensement et une autre phase dite d’évaluation.

Le recensement peut être physique ou non.

Les stocks par exemple en général peuvent être recensés physiquement: le magasin est rangé avant le jour de l’inventaire, les flux sont arrêtés pour fiabiliser les comptages, deux équipes distinctes vont être constitués par magasin pour dénombrer les stocks.

D’autres éléments de l’actif ne peuvent pas être comptés physiquement et pourtant doivent être recensés. Par exemple, pour le compte bancaire de la société, on peut demander à la banque de nous fournir un relevé de compte et de répondre à une demande de confirmation de solde.

Pour les créances clients, nous allons circulariser les clients et leur demander de signer une reconnaissance de solde.

Après le recensement, les biens et dettes doivent être évalués à la valeur actuelle. Cette valeur s’apprécie en fonction du marché ou de l’utilité du bien pour l’entreprise. Prenons l’exemple des marchandises. Elles ont vocation à être vendues. Si nous avons recensé dans notre stock des marchandises qui ont du mal à se vendre, que faut-il faire? Il faut trouver le prix auquel on pourrait brader ce stock sans trop de difficulté. Si ce prix est inférieur au coût de revient de la marchandise, il faudra comptabiliser une dépréciation.

Ceci nous amène à l’étape n°3 de la clôture des comptes: les écritures d’inventaire.

Nous allons distinguer à ce niveau deux types d’écritures: les écritures d’ajustement et les écritures de régularisation des comptes de gestion.

Ajustement par rapport à quoi? Lorsqu’on effectue un inventaire extra-comptable, très souvent on va détecter des écarts entre la réalité et ce que présente le système d’informations. Supposons par exemple que nous avons en principe 20 motocyclettes dans la flotte de la société. A la suite de l’inventaire des immobilisations, on s’aperçoit qu’il en manque 1. Cette moto a été probablement volé et c’est à l’inventaire que l’on s’en rend compte. Que faut-il faire? Nous allons passer une écriture d’ajustement afin de constater comptablement cette différence. La moto va être décomptabilisée et une perte constatée. Les écritures d’ajustement permettent d’aligner la comptabilité à la réalité pour qu’elle soit le reflet de l’image fidèle.

Le deuxième type d’écriture, c’est les écritures de régularisation des comptes de gestion en particulier pour respecter les principes de prudence et de spécialisation des exercices. Ainsi, si vous avez payé une prime d’assurance qui concerne 2 exercices, le principe d’indépendance des exercices voudrait que l’on ne constate comme charge de l’exercice rien que la partie qui concerne l’exercice. L’excédent sera renvoyé à l’exercice suivant par le biais des charges constatés d’avance.

Une fois qu’on a terminé avec cette étape, on peut passer à la 4è qui est l’édition d’une balance définitive.

Cette balance, on ne la touche plus. Elle comprend toutes les écritures d’ajustement et de régularisation y compris l’écriture d’impôt sur le résultat.

C’est vraiment la dernière version de balance. Elle va être archivée. C’est elle qu’on utilise pour produire les États financiers annuels.

Une fois qu’elle est obtenue, on peut passer à la 5è étape qui est l’élaboration des états financiers.

Ces états financiers constitue un jeu complet de documents comprenant le bilan, le compte de résultat, le tableau de flux de trésorerie et l’annexe.

La dernière de la clôture est la fermeture de l’exercice comptable.

Etant donné que nous avons produit les états financiers et l’avons fait arrêté par le conseil d’administration ou l’organe juridiquement habilité à le faire, il est hors de question de permettre à qui que ce soit de revenir sur la période comptable clôturée passer une quelconque écriture même par erreur. C’est pourquoi le chef comptable ou le directeur financier en fonction de l’organisation de l’entreprise va dans le système comptable et procède à la clôture de la période concernée afin d’archiver les journaux, grand-livres et fichiers comptables. Une fois la période comptable clôturée, on ne peut plus revenir dessus sauf pour consultation.