Dans la réalisation des travaux de fin d’exercice, la clôture des comptes clients vise deux objectifs: le premier: la correcte évaluation des créances, le second la dépréciation de celles qui comportent un risque de non recouvrement.
Dans cet article, nous allons voir les quatre contrôles indispensables à réaliser pour clôturer les comptes clients.
Les valeurs figurant dans les tableaux de la suite de l’article sont données à titre indicatif.
Contrôle 1: Vérifier le caractère recouvrable des créances
Les créances sont la matérialisation des ventes effectués à crédit. Etant donné que ces ventes ne sont pas encore encaissées, il y a un risque de non recouvrement qu’il convient d’apprécier.
Très souvent l’entreprise a dans son portefeuille des créances exigibles, des créances dont l’échéance est déjà survenu mais ne sont toujours pas payés par les clients.
Comment mesurer la recouvrabilité de ces créances là?
Rien de mieux qu’une circularisation des comptes, d’envoyer des lettres de reconnaissance de soldes aux clients. Souvent, ce travail se fait en collaboration avec le commissaire aux comptes. Même si vous n’en avez pas, vous pouvez prendre l’initiative de le faire et en fonction des réponses des clients, remplir un tableau de contrôle comme celui présenté ci-dessous.
Maîtriser la clôture des comptes annuels
Développez un savoir faire unique en maitrisant le process de clôture des comptes et de reporting. Maitrisez le pilotage de la clôture des comptes de votre entité. Soyez à même de monter vos états financiers vous-même.
Contrôle 2: Les créances douteuses
Dans la majorité des cas vous ferez ce contrôle et comptabiliserez des créances douteuses. Quand on fait des affaires on finit toujours par tomber sur des clients qui même s’ils sont de bonne foi deviennent insolvables par la force des choses et ne peuvent pas honorer leurs engagements.
Maintenant la question qui se pose c’est celle de savoir comment évaluer le risque de non recouvrement. C’est à l’entreprise de définir une procédure interne de catégorisation de ses clients et de comptabilisation d’une créance douteuse ou même d’une dépréciation.
Quand il y a une telle procédure les choses sont claires pour tout le monde et on ne va pas se demander à chaque clôture comment procéder pour évaluer les dépréciations sur les créances clients. Donc, je vous conseille vivement en l’absence d’une telle procédure de rédiger un projet et d’en faire une proposition à votre hiérarchie. Ce sera peut-être un moyen de montrer que vous prenez le leadership pour la gestion de votre service.
Qu’est ce qui va nous aider à comptabiliser des créances douteuses?
Déjà, il faut souligner toute l’importance de lettrer les comptes régulièrement. Quand on lettre le compte client régulièrement, on peut à tout moment savoir de quelles factures sont constituées le solde du compte client.
Deuxième chose, vous pouvez partir de la balance âgée des comptes clients. Si vous avez l’habitude d’accorder des crédits de 30 jours ou 60 jours à votre client et qu’on se retrouve avec une balance âgée qui montre les factures de 90 jours, 180 jours qu’ils n’ont pas été payés, là c’est déjà une alerte qu’il faut prendre au sérieux.
Aussi vous pouvez considérer les différentes lettres de relance qui ont été envoyées au client et puis les réponses à ces lettres de relance. C’est pourquoi une procédure de gestion des comptes clients est tellement importante pour cela. Une fois que tout ce qui précède a été fait, remplissez un tableau comme celui qui vous est suggéré ci-dessous.
Contrôle 3: Apprécier la cohérence des variations bilantielles vs compte de résultat
Ce contrôle a pour objectif de s’assurer d’une présentation appropriée des soldes comptables dans les états financiers. En effet, nous voulons contrôler que les comptes utilisés pour comptabiliser les dépréciations sont exacts tant ceux du bilan que ceux du compte de résultat.
L’idée est de rapprocher la variation bilantielle (solde fin de période – Solde début de période) avec les valeurs comptabilisés dans les compte de charges pour dépréciation des comptes clients.
Contrôle 4: Les créances libellées en monnaies étrangères
Les créances clients libellées en monnaie étrangère sont des créances qui sont comptabilisées dans la monnaie locale mais dont la facturation a été faite dans la monnaie du pays du client. Bien entendu pour nous qui sommes dans la zone F CFA ça ne concerne pas les clients qui sont situés dans la zone euro parce que nous avons une parité fixe. Mais si vous avez un client qui est par exemple aux États-Unis ou au Japon ou même en Chine, étant donné la fluctuation de la parité monétaire, vous serez amené à évaluer la créance à la valeur d’inventaire au cours en vigueur au jour de la clôture des comptes c’est-à-dire en général au 31/12/N.
Les différences de change quel que soit leur sens donneront lieu à un ajustement du montant de la créance. Seules les pertes latentes de change nous conduiront à comptabiliser une provision pour perte de change en vertu du principe de prudence.
Je vous propose de formaliser votre contrôle à l’aide d’un tableau comme celui illustré ci-dessous.
Nous nous sommes limités dans cet article aux Créances. Si tu veux couvrir tous les cycles comptables, j’ai conçu pour toi un guide de clôture comptable que tu peux télécharger en cliquant sur ce lien.
Ce guide qui comprend 19 points de contrôle dont 12 pour les comptes de bilan et 7 pour les comptes de gestion. Il s’agit d’une check-list pour être sûr que tu n’a rien loupé, afin d’être certain que tu as couvert tous les risques associés à chacun des cycles comptables et postes des états financiers.
Grâce à ce guide, tu vas clôturer sereinement tes comptes en limitant :
- risque d’erreur dans les traitements comptables
- risque d’omission dans l’enregistrement des opérations
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