Pour bien clôturer les comptes Fournisseurs, il faut toujours garder à l’esprit les 2 objectifs que sont premièrement la correcte évaluation des dettes fournisseurs au bilan et deuxièmement la bonne séparation des exercices par une prise en compte des factures non parvenues.
Pour atteindre ces 2 objectifs, nous allons voir les 5 contrôles indispensables à réaliser chaque fois que nous allons réviser les comptes fournisseurs.
Les chiffres figurant dans les tableaux de contrôle qui suivent sont donnés à titre illustratif.
Contrôle 1: Réconcilier les soldes fournisseurs
L’objectif de ce contrôle est de fiabiliser les soldes à faire figurer au bilan. En effet, le meilleur moyen de s’assurer qu’il n’y a de litige sur le montant de la dette à régler aux fournisseurs est de les circulariser. Les réponses récoltées à la suite de la circularisation permettent d’effectuer ensuite des rapprochements qui permettent éventuellement de comptabiliser des écarts.
De façon concrète, il est conseillé de lettrer régulièrement les comptes fournisseurs en cours d’exercice. Ainsi nous savons à tout moment les factures constituant le solde affiché dans la balance auxiliaire fournisseurs.
Ensuite pour rapprocher les comptes, nous allons demander aux fournisseurs de nous fournir un relevé des opérations enregistrées dans leur comptabilité.
Vu qu’il est difficile d’effectuer cet exercice avec l’intégralité des fournisseurs vu le nombre qu’ils pourraient représenter, on peut se servir d’une approche 20/80. La sélection peut se faire sur la base du solde de fin de période ou sur la base de la valeur des transactions réalisés en cours d’année.
Je vous présente juste ci-dessous un tableau de contrôle qui peut être complété après rapprochement des comptes fournisseurs
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Contrôle 2: Les charges à payer (y compris les intérêts courus)
Le principe de séparation des exercices voudrait que ne soient comptabilisés sur une période comptable que les charges et les produits qui le concernent. De ce point de vue, si nous avons réceptionné les marchandises expédiées par un fournisseur et que nous n’avons pas à la date du cut-off obtenu la facture de ce dernier, nous devons comptabiliser une charge à payer.
Les charges à payer comme toute autre écriture doivent être justifiées. La justification ici est le document prouvant la livraison ou l’exécution de la prestation de service. Il pourrait donc s’agir d’un bon de livraison ou d’un accusé de réception de service.
Il conviendrait aussi de disposer pour des besoins de vérification d’un listing des charges à payer comportant les numéros de bon de commande.
Voici ensuite comment pourrait se présenter le tableau de contrôle des charges à payer.
Contrôle 3: Dépréciation des comptes débiteurs
Tu te demandes peut-être qu’est ce qui pourrait bien nous amener à comptabiliser une dépréciation sur les comptes fournisseurs? En effet, ces comptes sont créditeurs. C’est nous qui devons de l’argent au fournisseur.
Il est toutefois arrivé des situations où le compte d’un fournisseur se trouve en position débitrice, et qu’il y ait un litige sur le montant de la créance. On pourrait par exemple citer des cas de retour de marchandises litigieux, des vols commis par des employés d’un sous-traitant et portés à son débit, …
De toute façon, un compte fournisseur débiteur devrait être analysé puisqu’il s’agit d’une exception.
Dans le cadre du contrôle des soldes fournisseur débiteurs, il faudrait indiquer dans un tableau l’objet de la créance et la date. En cas d’incertitude sur la recouvrabilité du montant, il faut constituer une dépréciation.
Contrôle 4: Avances et acomptes
A ce niveau, il faut s’assurer de la bonne comptabilisation des avances.
Sur la base de l’extraction des avances comptabilisées par fournisseur, il faut vérifier à partir des bons de commande le type d’opération. Si l’avance porte sur l’achat d’immobilisation, il faut transférer l’avance comptabilisé en 25XXXX.
Voici un exemple de tableau à remplir sur ce point
Contrôle 5: Dettes en monnaie étrangère
Lorsqu’on est facturé par un fournisseur situé dans une zone monétaire différente, il convient d’évaluer la différence de change en fin d’exercice.
Tout écart de change quel que soit le sens donne lieu à une modification du montant de la dette fournisseur. En contrepartie, nous allons comptabiliser un écart de change.
Les écarts de change négatifs doivent faire d’une provision pour perte de change s’ils ne sont pas anticipés par une opération de couverture de change
Je vous propose de compléter un tableau semblable à celui présenté ci-dessous.
Nous nous sommes limités dans cet article aux Dettes fournisseurs. Si tu veux aller plus loin et couvrir tous les cycles comptables, j’ai conçu pour toi un guide de clôture comptable que tu peux télécharger en cliquant sur ce lien.
Ce guide comprend 19 points de contrôle dont 12 pour les comptes de bilan et 7 pour les comptes de gestion. Il s’agit d’une check-list pour être sûr que tu n’a rien loupé, afin d’être certain que tu as couvert tous les risques associés à chacun des cycles comptables et postes des états financiers.
Grâce à ce guide, tu vas clôturer sereinement tes comptes en limitant :
- risque d’erreur dans les traitements comptables
- risque d’omission dans l’enregistrement des opérations
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