Une entreprise quel que soit son activité est amenée à utiliser des logiciels : systèmes d’exploitation, logiciels autonomes, outils bureautiques, progiciels, … Cependant, le traitement comptable approprié qui se rapporte au logiciel ou au site internet acheté ou produit par l’entreprise est souvent méconnu ce qui engendre des erreurs de comptabilisation qui si elles ne sont pas détectées, vont conduire à produire des comptes annuels qui ne correspondent pas à la réalité. La complexité s’accroît lorsque le logiciel ou le site internet est une production maison. Faut-il activer les dépenses liées à la création du logiciel/site internet ou faut-il les maintenir en charges? Etant donné que le choix du traitement comptable a une incidence directe sur le résultat, il est important de bien comprendre les règles comptables applicables pour prendre de bonnes décisions.
Nous allons commencer par les logiciels et ensuite parlerons des sites internet.
Les Logiciels
Un logiciel est un ensemble de séquences d’instructions interprétables par une machine et d’un jeu de données nécessaires à ces opérations. Le logiciel détermine donc les tâches qui peuvent être effectuées par la machine, ordonne son fonctionnement et lui procure ainsi son utilité fonctionnelle. Pour faire simple, si vous êtes un utilisateur de Sage, ou même de la suite bureautique de Microsoft (Excel, Word, Power point, …) alors vous savez ce qu’est un logiciel puisque vous les utilisez déjà.
Les logiciels constituent des droits incorporels protégés juridiquement.
Le traitement comptable des logiciels dépend de leur nature. Comptablement, les logiciels sont distingués de la façon suivante :
- les logiciels indissociables du matériel ;
- les logiciels faisant partie d’un projet de développement;
- les logiciels autonomes ou dissociés.
Logiciels indissociables (ou associés) du matériel
Lorsqu’un matériel informatique est acquis, il comporte des systèmes d’exploitation et des logiciels intégrés. Ces logiciels indissociables sont comptabilisés en immobilisations corporelles avec le matériel auquel ils sont rattachés. Ceci signifie que si vous achetez un ordinateur chez votre fournisseur qui vous le livre avec une licence du système d’exploitation Windows 10 valide, vous n’aurez plus à séparer la valeur du matériel (hardware) de celle du logiciel (software). Tout va être comptabilisé directement en immobilisation corporelle.
Logiciels faisant partie d’un projet de développement
Certains logiciels peuvent être acquis ou fabriqués en vue d’être utilisés dans un projet de développement plus global. Ils suivent dès lors le traitement comptable des projets auxquels ils se rapportent :
- les coûts engagés durant la phase de recherche sont obligatoirement constatés en charges ;
- les coûts engagés durant la phase de développement sont activés dès lors que les critères d’activation sont réunis.
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Logiciels autonomes (ou dissociés)
Les logiciels autonomes se subdivisent en deux catégories :
- les logiciels destinés à un usage interne acquis ou créés par l’entité ;
- les logiciels destinés à un usage commercial.
Logiciels autonomes à usage interne acquis
Si un logiciel est acheté pour les besoins internes de l’entreprise et qu’il est destiné à servir de façon durable à l’activité de l’entité, alors ce logiciel constitue une immobilisation incorporelle à enregistrer, au débit du compte 2131 Logiciels, par le crédit du compte 4811 Fournisseurs d’immobilisations incorporelles pour son coût d’acquisition.
Le coût d’acquisition d’un tel logiciel est composé :
- du prix d’achat convenu,
- des frais accessoires, c’est-à-dire les charges directement ou indirectement liées à l’acquisition pour la mise en état d’utilisation du logiciel, avant de procéder à sa mise en exploitation.
À compter de sa date d’acquisition, le coût du logiciel doit être réparti sur sa durée probable d’utilisation, selon un plan d’amortissement. À cet égard, il convient de déterminer, avec une probabilité raisonnable, la date à laquelle le logiciel cessera de répondre aux besoins de la clientèle de l’acquéreur, compte tenu de l’évolution prévisible des connaissances techniques en matière de conception et de production des logiciels. Pour ne pas se casser la tête, la plupart des entreprises préfèrent s’aligner à ce qui est prévu par la réglementation fiscale en matière de durée d’amortissement.
Logiciels sous licence d’exploitation
Le logiciel sous licence d’exploitation est considéré comme acquis, alors même que l’entité n’en est pas propriétaire, car elle dispose d’un droit d’utilisation accordé par le contrat qui constitue la protection juridique. Tel est le cas :
- lorsque la licence fait l’objet d’un versement unique en début de contrat,
- lorsqu’elle est rémunérée sous forme de redevance (fixe ou variable) sur toute la durée du contrat. Le coût de la licence dans le second cas doit être estimé et correspond à la valeur actualisée des redevances futures.
Cas spécifique des contrats de service
II s’agit de contrats de services permettant d’utiliser un logiciel à distance par le biais d’une simple connexion à internet et de bénéficier de tous les services et expertises liés. Ce type de service est en vogue aujourd’hui. On l’appelle également le SAAS (software as a service). Ainsi plutôt que d’acheter un logiciel comptable, une entreprise pourrait payer un abonnement mensuel pour tenir sa comptabilité dans le cloud, les données étant hébergés dans les serveurs du fournisseur. En général, ce type de contrat n’a pas pour objet de transférer la licence d’exploitation du logiciel, mais uniquement de donner un droit d’utilisation du logiciel, par le biais du droit d’accès à la plateforme. Ce droit n’est pas à inscrire à l’actif.
En effet, contrairement à l’achat d’une licence d’exploitation de logiciel, le droit d’utilisation du logiciel n’est pas contrôlé par l’utilisateur :
- pas d’option d’achat du logiciel au terme du contrat, ce qui l’empêche de bénéficier des avantages liés à l’exploitation du logiciel non encore consommés au terme du contrat de location ;
- la solution n’est, en général, pas spécifique au client ; le client n’héberge pas le logiciel dans son propre système, ce qui lui évite tout risque d’entretien du logiciel ;
- le paiement est fonction de l’utilisation, lui évitant ainsi tout risque de prix.
Ainsi, les redevances versées rémunèrent une prestation de services continue et sont à ce titre, à comptabiliser en charges, au fur et à mesure de la prestation rendue dans un compte de «services extérieurs» (compte 6343 Redevances pour logiciels).
Logiciels autonomes à usage interne créés
Le processus de production d’un logiciel débute lorsque, à la date de l’établissement des situations comptables, les conditions suivantes sont simultanément remplies :
- le projet doit avoir de sérieuses chances de réussite technique,
- l’entité doit avoir indiqué concrètement l’intention de produire le logiciel concerné et de s’en servir durablement pour répondre à ses propres besoins (donc à l’utilité qu’il présente pour elle) ; son intention doit être exprimée de manière précise et être matérialisée (note, compte-rendu, etc…).
Les logiciels autonomes à usage interne créés, sont évalués et comptabilisés au coût de production. Les différentes étapes de la conception de même que le traitement comptable réservé sont les suivantes :
- phase de conception
- Etude préalable (phase 1) Cette phase a pour objet de définir les objectifs globaux et les contraintes du projet en vue de sa réalisation. En outre, à ce stade, le projet a une faible probabilité de succès technique. Par conséquent, les dépenses engagées lors de l’étude préalable doivent être inscrites dans les charges de l’exercice au cours duquel elles sont engagées et ne peuvent être rattachées, avec exactitude, au coût d’un projet en cours d’individualisation.
- Analyse fonctionnelle (phase 2) Les frais d’analyse fonctionnelle sont généralement exclus du coût de production du projet en cours.
- Analyse organique (phase 3) Sauf exception, les frais d’analyse organique sont inclus dans le coût de production du projet en cours. En effet, sur le plan comptable, le processus de production d’un logiciel débute dès que le chef d’entité vérifie que les conditions énoncées ci-dessus sont simultanément satisfaites ; suivant la nature des projets, cette constatation peut intervenir au cours de l’analyse fonctionnelle ou organique.
- Phase de réalisation
- Frais de programmation, (phase 4) Ils sont toujours compris dans le coût de production du projet en cours.
- Tests et jeux d’essais (phase 5) Ils sont toujours compris dans le coût de production du projet en cours.
- Phase de livraison (mise à disposition de l’utilisateur)
- Frais de documentation (phase 6) Ils sont toujours compris dans le coût de production du logiciel.
- Formation de l’utilisateur et suivi de logiciel (phases 7 et 8) Les frais postérieurs à la phase de production du projet ne sont pas inclus dans le coût de production du logiciel et doivent être enregistrés dans les charges de l’exercice au titre duquel ils ont été engagés.
Les logiciels autonomes à usage interne créés sont amortis à compter de leur date d’achèvement, sur leur durée probable d’utilisation.
Échec du projet
Si le projet échoue définitivement, le compte 2193 Logiciels et sites internet est soldé par le débit du compte 811 Valeurs comptables des cessions d’immobilisations incorporelles.
Logiciels à usage commercial acquis
Les logiciels autonomes à usage commercial acquis peuvent être regroupés en trois catégories :
- logiciels acquis pour être revendu en l’état ;
- logiciels spécifiques créé pour une commande client ;
- logiciels standards fabriqué à partir d’un logiciel mère.
Logiciels acquis pour être revendus en l’état
Il s’agit alors d’une activité de négoce. Le logiciel est enregistré au compte 601 Achats de marchandises. A la clôture de l’exercice, le compte 31 Stocks de marchandises est débité du montant du stock final de ces logiciels par le crédit du compte 6031 Variation des stocks de marchandises.
Logiciels spécifiques créés pour une commande client.
Les dépenses de conception sont enregistrées en charges au cours de l’exercice et si la conception n’est pas terminée à la clôture de l’exercice, les travaux en cours sont inscrits au débit du compte 352 Prestations de services en cours par le crédit du compte 7352 Variation des prestations de services en cours. A la fin de la conception le coût de production du logiciel est enregistré au compte 36 Produits finis.
Logiciels standards fabriqués à partir d’un logiciel mère
Le logiciel mère constitue une immobilisation incorporelle. Le coût de production des logiciels à partir du logiciel mère (dépenses de reproduction du logiciel mère sur support magnétique, documentation et outils pédagogiques de formation des utilisateurs) doit être constaté en charges. Les logiciels reproduits non vendus à la clôture de l’exercice sont inscrits en stocks de produits finis au débit du compte 36 Produits finis.
Modifications apportées à des logiciels existants
Les dépenses d’amélioration des logiciels existants peuvent être :
- immobilisées dans le compte 2131 Logiciels, si elles ont pour effet d’augmenter la durée d’utilisation ou les performances des logiciels ;
- ou bien comptabilisées en charges, si elles n’ont que pour effet de maintenir les logiciels dans un état normal d’utilisation.
Sites internet
Parlons à présent des sites internet
Un site internet est un site accessible par l’ensemble des utilisateurs connectés au réseau mondial Web. Les dispositions comptables relatives aux sites internet s’appliquent aussi aux intranets (accessibilité accordée uniquement aux employés d’une société ou d’une administration).
Selon le processus d’acquisition, il existe deux catégories de sites internet :
- les sites acquis « clés en mains » ;
- les sites créés par l’entité.
Sites acquis « clés en mains »
Le coût d’acquisition d’un site acquis « clés en mains » doit être porté en immobilisation par le débit du compte 2132 Sites internet, dès lors qu’il est destiné à servir de façon durable à l’activité de l’entité. Toutefois, les sites dont le coût d’acquisition est de peu de valeur peuvent ne pas être immobilisés et portés en charges de l’exercice.
A la clôture de l’exercice, ils doivent être amortis selon le mode linéaire sur sa durée probable d’utilisation.
Sites créés par l’entité
Deux types de sites internet créés par l’entité peuvent être identifiés :
- les sites publicitaires ;
- les sites d’e-commerce et assimilés.
Les sites publicitaires sont destinés à donner des informations sur l’entité (sites de présentation), ils ne participent pas aux systèmes d’information ou commerciaux de l’entité (comptabilité, ventes, etc.). Ne générant pas d’avantages économiques futurs distincts de ceux générés par d’autres actifs, ils constituent un support de publicité pour l’entité. En conséquence, les dépenses de création relatives à ces sites doivent être comptabilisées en charges.
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Par contre les sites d’e-Commerce sont générateurs d’avantages économiques futurs. En effet, ils enregistrent les commandes clients et/ou participent aux systèmes d’information ou commerciaux de l’entité. Leurs coûts de développement sont donc susceptibles d’être portés à l’actif.
Néanmoins, 6 conditions cumulatives doivent être réunies pour que les dépenses de création d’un site e-Commerce soient portées à l’actif. Elle sont les suivantes
- le site internet a de sérieuses chances de réussite technique ;
- l’entité a l’intention d’achever le site internet et de l’utiliser ou de le vendre;
- l’entité a la capacité d’utiliser ou de vendre le site internet ;
- le site internet générera des avantages économiques futurs ;
- l’entité dispose des ressources (techniques, financières et autres) appropriées pour achever le développement et utiliser ou vendre le site internet ;
- l’entité a la capacité d’évaluer de façon fiable les dépenses attribuables au site internet au cours de son développement.
Il s’agit des six conditions nécessaires à l’activation des coûts de développement, adaptées au cas particulier des sites internet.
La conception et le développement de sites internet comportent trois phases :
- la phase de recherche préalable ;
- la phase de développement et de mise en production ;
- la phase d’exploitation.
Phase de recherche préalable
Les coûts engagés lors de la phase de recherche préalable sont obligatoirement comptabilisés en charges car il est impossible à ce stade d’évaluer, avec une fiabilité suffisante s’ils donneront lieu à des avantages économiques futurs.
Exemples de coûts de recherche préalable :
- les dépenses engagées au titre des études de faisabilité,
- la détermination des objectifs et des fonctionnalités du site,
- l’exploration des moyens permettant de réaliser les fonctionnalités souhaitées,
- l’identification du matériel approprié et des applications,
- la sélection des fournisseurs de biens et de services,
- le traitement des questions juridiques préalables comme la confidentialité, les droits d’auteur, les marques de fabrique et le respect de la législation, l’identification des ressources internes pour des travaux sur le dessin et le développement du site.
Par ailleurs les frais de recherche comptabilisés initialement en charges, relatifs à un projet qui aboutit à la création de sites internet inscrits à l’actif, ne peuvent pas ultérieurement être réintégrés au coût de développement de l’actif.
Phase de développement et de mise en production
Les coûts de création de sites internet liés à la phase de développement et de mise en production sont inscrits à l’actif, au débit du compte 2132 Sites internet si l’entité démontre qu’elle remplit les six critères cumulatifs susmentionnés.
Exemples de coûts de développement et de production :
- l’obtention et l’immatriculation d’un nom de domaine ;
- l’acquisition ou le développement du matériel et du logiciel d’exploitation qui se rapportent à la mise en fonctionnalité du site ;
- le développement, l’acquisition ou la fabrication sur commande, d’un code pour les programmes, de logiciels de bases de données et de logiciels intégrant les applications distribuées dans les programmes ;
- la réalisation de la documentation technique ;
- les coûts afférents au contenu, notamment les frais induits par la préparation, l’alimentation et la mise à jour du site ainsi que l’expédition du contenu du site. Les graphiques constituant un élément du logiciel, les coûts de développement des graphiques initiaux sont comptabilisés comme les logiciels auxquels ils se rapportent.
Phase d’exploitation
Les dépenses ultérieures au titre de sites internet, engagées après leur acquisition ou leur achèvement sont comptabilisées en charges lorsqu’elles sont réalisées, sauf :
- s’il est probable que ces dépenses permettront au site de générer des avantages économiques futurs au-delà du niveau de performance défini avant l’engagement des dépenses ;
- et si ces dépenses peuvent être évaluées et attribuées à l’actif de façon fiable.
Exemples de dépenses d’exploitation constituant des charges :
- formation des salariés participant à l’entretien du site ;
- enregistrement du site auprès des moteurs de recherche ;
- tâches administratives ;
- mise à jour des graphiques du site ;
- réalisation des sauvegardes ;
- Création de nouveaux liens ;
- vérification du fonctionnement normal et mise à jour des liens existants ;
- révisions de routine de la sécurité du site ;
- analyse d’utilisation ;
- engagement de la redevance annuelle d’utilisation du nom de domaine.
Les règles générales relatives aux amortissements s’appliquent à l’amortissement des sites Internet activés. Ces derniers doivent être amortis sur leur durée réelle d’utilisation, en principe courte, en raison de la forte obsolescence technique.
En revanche, le nom de domaine, pour lequel l’usage n’est pas limité dans le temps, est un actif non amortissable tant que la direction de l’entité n’a pas décidé d’arrêter l’utilisation du nom à une date donnée. En effet, lorsque la durée d’utilité du nom du domaine devient limitée, il est amorti sur sa durée d’utilité résiduelle. L’impact de ce changement de durée d’utilité est traité de façon prospective.
Voyons maintenant comment appliquer tout ça dans le cadre de deux applications
Application 1 sur les logiciels
La société Compta Ltd a investi dans la création d’un logiciel de gestion des stocks de pièces de rechange. Les différentes étapes de la création de ce logiciel sont les suivantes:
- Dépenses engagées au 4è trimestre N-1
- Etudes préalables : 18 000 000F
- Analyse fonctionnelle : 30 000 000F
- Analyse organique: 54 000 000F
- Dépenses engagées au 1er trimestre N
- Programmation : 15 000 000F
- Tests et jeux d’essai: 60 000 000F
- Documentation d’utilisation du logiciel: 39 000 000F
La maintenance du logiciel est réalisée par les soins des ingénieurs appartenant à la société Compta Ltd. Les frais de maintenance pour l’exercice N s’élèvent à 15 000 000F. Les conditions requises pour l’immobilisation sont remplies. La durée d’utilité prévue est de 5 ans. la date de mise en service du logiciel est fixée au 1er avril N.
TAF: Passer les écritures appropriées
Solution de l’application
- Dépenses courant 4è trimestre N – 1
- Etudes préalables : 18 000 000F
- Analyse fonctionnelle : 30 000 000F
- Analyse organique: 54 000 000F
Total 102 000 000F
Opérations | Montant débit | Montant crédit |
En cours d’exercice 6… Comptes de charges par nature 401.. comptes fournisseurs |
102 000 000 |
102 000 000 |
En fin d’exo – Immo frais d’analyse organique 2193 Logiciels en cours 721 production immobilisée |
54 000 000 |
54 000 000 |
- Dépenses engagées au 1er trimestre N
- Programmation : 15 000 000F
- Tests et jeux d’essai: 60 000 000F
- Documentation d’utilisation du logiciel: 39 000 000F
Total 114 000 000F
Opérations | Montant débit | Montant crédit |
En cours d’exercice 6… Comptes de charges par nature 401.. comptes fournisseurs |
114 000 000 |
114 000 000 |
Le 1/4/N (mise en service) 2131 Logiciel 2193 Logiciels en cours 721 production immobilisée |
168 000 000 |
54 000 000 114 000 000 |
Maintenance logiciel en cours d’année 6… Comptes de charges appropriés 4… Comptes de tiers |
15 000 000 |
15 000 000 |
A l’inventaire en fin d’exercice
Opérations | Montant débit | Montant crédit |
Au 31/12/N ⇒ 168 millions / 5 X 9/12 6812 Dotation amortissement logiciel 2813 Amortissement logiciel |
25 200 000 |
25 200 000 |
Application 2 sur le site internet
Les dirigeants de la société Compta Ltd ont décidé fin janvier N de créer un site internet servant de vitrine commerciale à la société et permettant aux clients de réaliser certaines opérations en ligne (commande en ligne, règlement sécurisé). Les travaux correspondants à la création du site sont confiés à la direction des systèmes d’information. Les différentes phases du projet sont résumées ci-dessous:
- Etudes préalables en janvier N : 425 000 F
- Sélection des fournisseurs en février N : 100 000 F
- Obtention d’un nom de domaine le 12/3/N : 295 000 F
- Développement du logiciel d’exploitation nécessaire à la mise en fonctionnalité du site le 30/4/N: 375 000
- Développement des logiciels et bases de données 1 950 000
- Développement des codes le 1/5/N : 260 000
- réalisation d”une documentation technique le 15/10/N: 550 000
- Enregistrement du site auprès des moteurs de recherche le 25/10/N : 300 000
Le projet est achevé et mis en service le 1/11/N. La durée d’utilisation et de 5 ans . Les coûts activables ont été comptabilisées en charge.
TAF: passer les écritures comptables appropriés
Solution
- Coût d’entrée du site
Nous avons ici un site e-commerce qui répond aux critères d’activation des dépenses.
Les dépenses de recherche (étude de faisabilité, coûts de sélection des fournisseurs) sont des charges à enregistrer dans les comptes de charges de nature. Ces coûts ne peuvent être ultérieurement intégrés aux côut de développement du site.
Les dépenses post développement liés à l’exploitation du site sont également à passer en charges.
- Obtention d’un nom de domaine le 12/3/N : 295 000
- Développement du logiciel d’exploitation le 30/4/N: 375 000
- Développement des logiciels et bases de données 1 950 000
- Développement des codes le 1/5/N : 260 000
- Réalisation d”une documentation technique le 15/10/N: 550 000
Total coût de production du site = 3 430 000 F
Base amortissable = 3 430 000 – 295 000 = 3 135 000. Le nom de domaine a en principe une durée d’utilité indéfinie et de ce fait est non amortissable sauf si l’entité envisage de ne plus l’utiliser.
Écritures comptables en fin N.
Opérations | Montant débit | Montant crédit |
Au 1/11/N ⇒ 2132 Site internet 721 Production immobilisée |
3 430 000 |
3 430 000 |
Au 31/12/N ⇒ 3 430 000 / 5 X 2/12 6812 Dotation amortissement site internet 2813 Amortissement site internet |
104 500 |
104 500 |
Devenez Manager Comptable grâce à la maitrise du SYSCOHADA REVISE
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« immobilisation incorporelle à enregistrer, au débit du compte 2131 Logiciels, par le crédit du compte 4811 Fournisseurs d’immobilisations incorporelles pour son coût » : 2131** est pour les bâtiments, pas pour les logiciels. C’est le compte 205*** qui doit être utilisé
Bonjour. j’utilise la nomenclature des comptes du référentiel SYSCOHADA REVISE